Что такое персональные данные и зачем бизнесу их собирать

Кто владеет информацией, тот владеет миром — помните такую поговорку? В жизни действительно всё построено на информации. Один из самых значимых видов информации в мире — это персональные данные. Что это такое и почему в бизнесе крайне важно собирать персональные данные, расскажет эта статья.

Что такое персональные данные и для чего их используют

Персональные данные — это личная информация о людях. В неё входят их контактные данные (адрес электронной почты, номер телефона, ссылки в соцсетях), адрес проживания, инициалы, дата рождения, семейное положение, паспортные данные, гражданство и прочее. То есть это общая информация о человеке, которая может быть где-то использоваться.

Персональные данные используют в разных целях. Это могут быть коммерческие предложения и рекламные акции, которые создаются на основе полученной личной информации. Также это могут быть аналитические исследования, опросы, анализ данных — в этих случаях она тоже может пригодиться.

Организация, которая занимается сбором и обработкой персональных данных, называется оператором. У оператора, в свою очередь, может быть обработчик — специалист, который обрабатывает информацию о людях по его поручению.

Важно! Обработка данных допускается только в законных целях. Если это происходит не в соответствии с нормами закона, то организация обязана понести за это ответственность.

Перед тем, как перейти к сбору данных, оператор обязан указать цель, для которой он это делает. Он обозначает её в Политике, с которой обязательно должен ознакомиться каждый, чьи данные будут собирать.

Какие бывают персональные данные: основные виды

В зависимости от цели сбора личные сведения бывают 4-ёх видов:

• общедоступные;
• специальные;
• биометрические;
• иные.

Общедоступные — это самые общие сведение о человеке: как зовут, сколько лет, где живёт, женат или нет и так далее.

Специальные — это сведения о расовой принадлежности человека либо о его политической позиции, например. Собираются для конкретных исследований, чтобы создать определённую фокус-группу.

Биометрические — это сведения о строении человеческого тела: цвет глаз, форма носа, губ и прочее.

Иные — имеются ввиду все данные, которые не относятся ни к одной из перечисленных групп.

Что такое сбор персональных данных

Сбор личных сведений граждан — это процедура, при которой они добровольно передают их оператору. При этом они должны ознакомиться с Политикой сбора данных, которая защищает информацию от утечек.

Обработка персональных данных

После того, как данные собраны, нужно их обработать. Обработка — это процесс ознакомления с полученными сведениями и составление на их основе анализа данных, исследования и прочих материалов. Обрабатывать персональные данные по регламенту тоже должен оператор.

Хранение персональных данных

После того, как данные обработаны, нужно позаботиться об их надёжном хранении. Утечка персональных данных преследуется по закону, и за это компания может получить штраф от Роскомнадзора.

Хранить личные сведения граждан можно в облаке, а можно на бумажных носителях. В современных реалиях лучше использовать облачное хранение: она надёжнее, проще и безопаснее.

Кто такое субъект и оператор

Субъектом называется носитель персональных данных, то есть человек, чьи данные заносят в базу. Тот, кто их собирает — это оператор. Оператором может быть сотрудник компании, которой потребовались личные сведения граждан — например, кадровый сотрудник или бухгалтер, а может быть компания-аутсорсер, которая работает по договору подряда.

Федеральный закон о персональных данных

Правила сбора, обработки и хранения персональных данных в России регулируются Федеральным законом. Он был принят в 2006-м году и в нём обозначены основные положения о персональных данных граждан России. Приведём самые значимые.

1. Обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.
2. Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
3. Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
4. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
5. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
6. При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.
7. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с федеральным законом электронной подписью. Согласие в письменной форме субъекта персональных данных на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

1) фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

2) фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

3) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

4) цель обработки персональных данных;

5) перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

6) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

7) перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

8) срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

9) подпись субъекта персональных данных.

В случае недееспособности субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дает законный представитель субъекта персональных данных.

В случае смерти субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных дают наследники субъекта персональных данных, если такое согласие не было дано субъектом персональных данных при его жизни.

Персональные данные могут быть получены оператором от лица, не являющегося субъектом персональных данных, при условии предоставления оператору подтверждения наличия оснований.

Кто занимается вопросами сбора, обработки и хранения персональных данных в компании

Обычно эту функцию выполняет кадровый специалист, бухгалтер, секретарь или человек, который сотрудничает с компанией по системе аутсорсинга.

Вам вовсе не обязательно самостоятельно заниматься вопросами персональных данных у себя в компании. Существуют специальные фирмы, у которых можно заказать услугу по подготовке документов, например мы обращались в профдело. Они сделают всю работу за вас, избавив вас от необходимости разбираться с тонкостями закона, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора. Поручите лучше эту задачу профессионалам своего дела.

Заключение

Итак, персональные данные — это сведения о человеке, которые для компаний могут представлять определённую ценность. Это адрес электронной почты, номер телефона, ссылки в соцсетях, адрес проживания, инициалы, дата рождения, семейное положение, паспортные данные, гражданство и прочее. То есть это общая информация о человеке, которая может быть где-то использоваться. Эти данные собирают с разными целями, но в каждом конкретном случае необходимо позаботиться об организации правильного хранения этих сведений. Субъект — тот, кто предоставляет информацию, а оператор — тот, кто её собирает, обрабатывает и хранит. За деятельностью оператора пристально следят контролирующие органы, которые так и норовят выписать штраф компании. Именно поэтому лучше работать с проверенными специалистами, которые в тонкостях знают все нормы закона и могут качественно выполнять свою работу.